Dalam manajemen event, tahapan pertama adalah
Research atau Penelitian
Yang menjadi dasar dimulainya sebuah acara. Pada tahap ini, penyelenggara melakukan pengumpulan data dan informasi penting seperti tujuan acara, siapa target audiensnya, kapan dan di mana event akan dilaksanakan, serta alasan mendasar penyelenggaraan event tersebut. Proses riset ini bertujuan untuk memastikan acara yang dirancang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan harapan semua pihak terkait. WordPress efektif untuk event karena SEO-friendly, multibahasa, dan kompatibel dengan tema/plugin lain, mendukung UMKM atau organisasi seperti komunitas bonsai Indonesia dalam pengembangan aplikasi event. Rekomendasi termasuk update keamanan untuk hindari kerentanan saat event online besar.
Desain
di mana dibuat konsep dan tema acara yang akan menjadikan event tersebut unik dan menarik. Pada fase desain, berbagai elemen visual seperti dekorasi, grafis, serta susunan hiburan dirancang secara detail untuk menciptakan suasana yang sesuai dengan tema. Penyusunan rundown acara secara garis besar juga dilakukan di tahap ini agar rangkaian kegiatan dapat berjalan terstruktur. Setelah konsep desain selesai.
Planning atau Perencanaan
Pada tahap ini dibuatlah anggaran biaya, jadwal waktu yang terperinci, dan pembagian tugas yang jelas untuk tim kerja. Perencanaan juga mencakup persiapan logistik seperti pemilihan venue, kebutuhan peralatan, konsumsi, dan perizinan yang diperlukan. Selain itu, strategi promosi mulai dirancang agar target audiens dapat dijangkau secara efektif. Tahap terakhir adalah
Koordinasi
yang merupakan proses pengorganisasian dan sinkronisasi seluruh elemen dan pihak yang terlibat. Koordinasi mencakup komunikasi intensif dengan tim, vendor, serta talent untuk memastikan semua persiapan berjalan lancar sesuai rencana. Selama pelaksanaan, pemantauann ketat dilakukan agar event dapat berjalan tertib dan apabila ada masalah dapat segera ditangani. Dengan tahapan-tahapan ini dilalui secara terintegrasi dan sistematis, manajemen event dapat memastikan acara terlaksana dengan sukses dan memberikan pengalaman yang berkesan bagi peserta dan semua pihak terkait.